Политика обработки и защиты персональных данных

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Политика обработки и защиты персональных данных в ООО «Феникс» (далее – Политика) разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», устанавливает цели, основные принципы и правила обработки персональных данных и определяет основные меры по обеспечению их безопасности.

Политика разработана для реализации в ООО «Феникс» требований законодательства Российской Федерации в области персональных данных, а также обеспечения защиты прав физических лиц при обработке их персональных данных.

Положения Политики являются основой для разработки и актуализации распорядительных и организационно-правовых документов ООО «Феникс», регламентирующих процессы обработки персональных данных различных категорий субъектов персональных данных, а также порядок реализации мер для защиты обрабатываемых персональных данных.

Положения Политики обязательны для исполнения работниками ООО «Феникс», имеющими доступ к персональным данным.

2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

В Политике используются следующие понятия:

Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Оператор персональных данных (оператор) – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя, в том числе: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

втоматизированная обработка персональных данныхА – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).

Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

Конфиденциальность персональных данных – обязанность лиц, получивших доступ к персональным данным, не раскрывать их третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации о персональных данных.

Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

Работник – физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с ООО «Феникс».

Субъект персональных данных – физическое лицо, к которому относятся соответствующие персональные данные.

2. ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Персональные данные обрабатываются в целях:

соблюдения трудового законодательства Российской Федерации (в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества), исполнения ООО «Феникс» трудовых договоров и локальных нормативных актов в сфере труда, организации обеспечения нормального рабочего процесса в ООО «Феникс»;
предоставления дополнительных гарантий и компенсаций на основании заключенных трудовых договоров, в том числе негосударственного пенсионного
обеспечения, добровольного медицинского страхования, медицинского обслуживания и других видов социального обеспечения, предусмотренных трудовыми договорами и внутренними документами ООО «Феникс»;
принятия решения о возможности заключения с субъектом персональных данных трудового договора или договора гражданско-правового характера;
соблюдения требований законодательства Российской Федерации о транспортной безопасности и о режиме в пункте пропуска через государственную границу;
поддержания бренда ООО «Феникс»;
информационного обеспечения деятельности ООО «Феникс»;
исполнения и заключения договора, стороной которого, либо выгодоприобретателем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем;
оформления корпоративной мобильной связи;
страхования, организации участия и оформления полисов добровольного медицинского страхования и страхования жизни;
покупки работникам ООО «Феникс» уезжающим в командировки авиа-, железнодорожных и иных билетов;
бронирования гостиниц для работников ООО «Феникс»;
организации трансфера;
работы с жалобами, заявлениями, досудебного и судебного разрешения трудовых споров с работниками и (или) бывшими работниками ООО «Феникс»;
организации бухгалтерского учёта, ведения бухгалтерского учета и составления налоговой отчётности в ООО «Феникс»;
соблюдения требований законодательства о сдаче отчетности в государственные органы;
организации постановки на индивидуальный (персонифицированный) учёт работников ООО «Феникс» в системе обязательного пенсионного страхования;
заполнения и передачи в органы исполнительной власти и иные уполномоченные организации требуемых форм отчётности;
оформления доверенностей;
оформления и выдачи визитных карточек;
осуществления гражданско-правовых отношений, заключения и исполнения договоров с контрагентами (клиентами и поставщиками), должной осмотрительности при выборе контрагентов, установления взаимоотношений и коммуникации с контрагентами;
регистрации в личном кабинете, использования личного кабинета;
оказания технической поддержки при исполнении договоров, осуществления расчётов по договорам, выставления счетов и актов за оказанные услуги, мониторинга взаиморасчётов и дебиторской задолженности по договорам;
обработки претензий (решения проблем потребителей продукции или услуги), досудебной и судебной деятельности в рамках взыскания дебиторской задолженности по договорам; оказания иной юридической поддержки;
подключения и работы в IT-инфраструктуре ООО «Феникс», осуществления администрирования и технической поддержки информационных систем;
хранения (систематизации, подшивки, составления описей, электронных архивов и пр.) документации;
проведения аудита;
контроля количества и качества оказываемых услуг (выполняемой работы), улучшения качества оказываемых услуг (выполняемой работы), продвижения услуг и работ, отправки рекламно-информационных рассылок, в том числе рекламной информации, интересных предложений, новостей, информации о продуктах, товарах и услугах, любых проводимых маркетинговых и рекламных акциях, анализа статистики посещения сайтов, информирования клиентов об изменениях в услугах;
предоставления информации по запросам уполномоченных органов в соответствии с действующим законодательством, а также лиц или их представителей;
совершения иных действий, неразрывно связанных с исполнением договоров, а также для соблюдения требований действующего законодательства Российской Федерации;
обеспечения соблюдения законодательства Российской Федерации о транспортной безопасности;
обеспечения пропускного режима на территорию ООО «Феникс»;
организации пропускного режима, обеспечения безопасности в офисе, сохранности имущества, организация доступа на территорию ООО «Феникс» работников;
поиска претендентов на замещение вакантных должностей, подбора и проведения собеседований кандидатов для закрытия вакантных должностей, принятия работодателем решения о приеме либо отказе в приеме на работу, формирования и ведение кадрового резерва, проверки кандидата на вакантную должность;
оформления приема на работу, ведения кадрового делопроизводства, ведения личных дел работников, соблюдения трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, включая учет труда и его оплаты;
организации зарплатного проекта, расчета и выплаты заработной платы, командировочных и льготных начислений;
контроля рабочего процесса, трудовой дисциплины, принятия управленческих и кадровых решений в отношении работников ООО «Феникс»;
содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижения по службе;
проведения мероприятий по охране труда;
проведения специальной оценки условий труда;
проведения медицинских осмотров работников;
предоставления корпоративного ДМС;
организации услуги корпоративного такси;
проведения мероприятий для работников ООО «Феникс», организации и проведения внешнего и внутреннего обучения;
в иных законных целях, указанных в Положении и иных локальных нормативных актах ООО «Феникс».

4. ПРИНЦИПЫ И ПРАВИЛА ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Обработка персональных данных в ООО «Феникс» осуществляется с соблюдением следующих принципов и правил:

обработка осуществляется на законной и справедливой основе;
обработка ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
обработке подлежат персональные данные, отвечающие целям обработки, при обязательном соответствии их объема и содержания заявленным целям обработки;
не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
при обработке обеспечиваются точность и достаточность персональных данных и, при необходимости, актуальность по отношению к целям обработки с принятием мер по удалению или уточнению неполных, или неточных данных или обеспечением принятия таких мер;
хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем того требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;
обрабатываемые персональные данные уничтожаются, или обезличиваются по достижении целей обработки, или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Обработка персональных данных в ООО «Феникс» осуществляется с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

ООО «Феникс» не осуществляет обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При обработке персональных данных ООО «Феникс» соблюдает их конфиденциальность.

5. ПРАВА СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Субъект персональных данных имеет право:

получать информацию, касающуюся обработки в ООО «Феникс» своих персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
требовать уточнения, блокирования или уничтожения своих персональных данных в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
требовать извещения всех лиц, которым ранее были сообщены его неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них изменениях;
отозвать согласие на обработку своих персональных данных;
обжаловать действия или бездействие ООО «Феникс» при обработке его персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6. КАТЕГОРИИ И ОБЪЕМ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Содержание и объем обрабатываемых персональных данных определяются целями их обработки, приведенными в разделе 3 Политики, и указываются в согласии субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, за исключением случаев, когда обработка персональных данных может осуществляться без получения такого согласия.

Обработка персональных данных, избыточных по отношению к заявленной цели их обработки, не допускается.

Специальные категории персональных данных ООО «Феникс» не обрабатываются, биометрические персональные данные субъектов персональных данных обрабатываются ООО «Феникс» в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

В целях реализации прав субъектов персональных данных ООО «Феникс» при обработке их персональных данных:

принимает необходимые меры для выполнения обязанностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
оценивает вред, который может быть причинён субъектам персональных данных в случае нарушения Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», производит соотношение указанного вреда и принимаемых мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
разъясняет субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные, если это является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации;
осуществляет блокирование, уточнение и уничтожение неправомерно обрабатываемых персональных данных, а также прекращение их неправомерной обработки;
уведомляет субъекта персональных данных об устранении допущенных нарушений или уничтожении его персональных данных;
предоставляет по просьбе субъекта персональных данных или его представителя информацию, касающуюся обработки его персональных данных, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, а также нормативными документами ООО «Феникс».

В целях эффективной организации процессов обработки персональных данных назначается ответственный за организацию обработки персональных данных в ООО «Феникс», который в соответствии с установленными полномочиями обеспечивает:

разработку и актуализацию нормативных документов ООО «Феникс» по вопросам обработки и защиты персональных данных;
доведение до сведения работников ООО «Феникс» положений законодательства Российской Федерации, нормативных документов ООО «Феникс» по вопросам обработки персональных данных, а также требований по защите персональных данных;
принятие правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных, в том числе обрабатываемых в информационных системах, от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
внутренний контроль за соблюдением в ООО «Феникс» требований законодательства Российской Федерации и нормативных документов ООО «Феникс» в области персональных данных, в том числе требований по защите персональных данных;
контроль за обработкой обращений и запросов субъектов персональных данных или их представителей по фактам нарушений законодательства в области персональных данных, допущенных работниками ООО «Феникс»;
взаимодействие с государственными органами по вопросам защиты персональных данных.

Обработка персональных данных в ООО «Феникс» осуществляется с помощью средств вычислительной техники (автоматизированная обработка) или при непосредственном участии человека без использования средств вычислительной техники (неавтоматизированная обработка).

К обработке персональных данных допускаются только те работники ООО «Феникс», в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных. Указанные работники имеют право обрабатывать только те персональные данные, которые необходимы им для выполнения своих должностных обязанностей.

Передача персональных данных третьим лицам осуществляется с письменного согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъектов персональных данных, а также в иных случаях, установленных законодательством Российской Федерации. Обработка персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, осуществляется с соблюдением запретов и условий, установленных статьей 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных.

Передача персональных данных в государственные органы осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

При сборе персональных данных, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, ООО «Феникс» обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Сроки хранения персональных данных в ООО «Феникс» определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными документами ООО «Феникс».

Обеспечение безопасности персональных данных, в том числе при их обработке в информационных системах, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и требованиями уполномоченного органа государственной власти по защите прав субъектов персональных данных, федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области обеспечения безопасности, и федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации.

8. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и нормативных документов ООО «Феникс» в области персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Политика является общедоступным документом и подлежит размещению на официальном сайте ООО «Феникс» https://port-bronka.ru.